MANAGEMEN PROYEK

PRINSIP UMUM MANAGEMEN PROYEK

George R. Terry telah merumuskan fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling).

• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Actuating (Penggerakan)
• Controlling (Pengendalian)

A. Planning (Perencanaan)

    Adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan ini diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan kontruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Baik kontraktor maupun konsultan harus memiliki konsep planning yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

Pada proses ini perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya apa saja yang tersedia.
• Proses penerjemahan rencana kedalam program kegiatan yang konkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan untuk mencapai tujuan dan sasaran.

B. Organizing (Pengorganisasian)

  Yang dimaksud adalah pengorganisasian kerja sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh kelompok orang yang dipimpin oleh pimpinan kelompok suatu organisasi yang menggambarkan hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Organisasi berfungsi (proses manajemen) :

• Menjamin koordinasi dengan baik.
• Membantu pimpinan untuk menggerakan fungsi manajemen.
• Mempersatukan pemikiran dari suatu organisasi.

Fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

• Koordinasi Vertikal (menggambarkan fungsi komando).
• Koordinasi Horizontal (menggambarkan interaksi satu level).
• Koordinasi Diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level namun diluar fungsi komando)

Koordinasi Vertikal dan bersifat hirarkis :

• Pelaksana Kontruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Contruction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.
• Field Supervision : koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

• Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
• Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :

• Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.

C. Actuating (Penggerakan)

     Diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan, dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan George R. Terry, yaitu:

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. Controlling (Pengendalian)

   Diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain :

• Produk pekerjaan, baik kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerja
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

PROYEK

A. Konsepsi Proyek

Rangkaian  kegiatan yg dilakukan  dalam jangka waktu tertentu  dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan  untuk mencapai sasaran tertentu (yang telah digariskan dengan jelas).

B. Ciri Proyek

1. Merupakan Suatu rangkaian  kegiatan 
2. Memiliki tujuan khusus (sasaran  & kriteria yg jelas)
3. Jumlah biaya telah ditentukan (Plafond) 
4. Jangka waktu pelaksanaan pasti (terbatas, sehingga Jadwal kegiatan harus ditentukan)
5. Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas)
6. Non rutin / tidak berulang-ulang

C. Kriteria Proyek

Supaya berhasil maka:

1. Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan
2. Kapabel untuk dilaksanakan
3. Fleksibel dalam menghasilkan produk yg diharapkan 
4. Mudah dimplementasikan
5. Cos effectiveness.

REFERENSI

Buku Konsepsi Managemen Proyek Bidang IT oleh Mbah Suro Dhemit